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学校公文处理办法
时间:2012-12-20 [ ] 浏览次数:5371 来源: 视力保护色:

  第一章 总则

  第一条 为使学校公文处理工作科学化、制度化,提高公文处理工作的效率和公文质量,特制定本办法。

  第二条 学校党政机关的公文,是学校党政机关实施领导、处理公务过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

  第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

  第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

  第五条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

  第六条 学校党政办公室是公文处理的管理机构, 主管学校党政的公文处理工作,由专人负责。各科室、部门也应指定专人负责公文处理工作。

  第二章 公文种类

  第七条 学校公文常用种类有:

  (一)决定

  适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关科室部门及人员,变更或撤消下属部门不适当的决定事项。

  (二)通知

  适用于批转下属部门的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下属部门办理和需要相关部门周知或执行的事项,任免人员。

  (三)通报

  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

  (四)报告

  适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

  (五)请示

  适用于向上级机关请求指示、批准。

  (六)批复

  适用于答复下属部门的请示事项。

  (七)规定

  适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

  (八)意见

  适用于对重要问题提出见解和处理办法。

  (九)函

  适用于不相隶属单位、部门之间相互相商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

  (十)会议纪要

  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

  第三章 公文格式

  第八条 公文一般由发文字号、秘密等级、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送(报)单位、印制版记等部分组成。

  (一)发文字号由发文单位代字、年份和顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位(即1不编01,不加“第”字)。联合行文,主办单位排列在前,只标注主办单位的发文字号。

  (二)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,秘密等级分“绝密”、“机密”、“秘密”三种,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

  (三)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

  公文标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距适当,使用2号小标宋体或华文中宋。

  (四)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。标题下空一行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格,最后一个主送单位名称后标全角冒号。

  (五)正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。

  于主送单位名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字,年份不能回行。正文使用3号仿宋体字,一般每页22行,每行28个字。

  (六)公文如有附件,应在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号,使用阿拉伯数码(如:“附件1.×××××”),附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

  (七)成文日期以领导签发的日期为准。

  用汉字将年、月、日标全,“零”写为“Ο”,右空4字标注。

  (八)公文一般应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

  (九)公文除“会议纪要”和印制的有特定版头的普发性公文外, 应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,公文单位都应加盖印章。

  (十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间的下一行。

  (十一)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

  (十二)印制版记一般包括公文制发单位名称、制发日期,置于公文末页的最下端。

  (十三)公文文字从左至右横写、横排,用纸一律采用国家标准A4型(210×297mm),左侧装订,设置为上下各2.54cm,左右各2.6cm。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

  (十四)公文页码用阿拉伯数码标识,插入居中。空白页和空白页以后的页不标识页码。

  第九条 学校文件版头的主要形式。

  学校文件格式为《中共安顺市民族师范学校委员会文件》、《安顺市民族师范学校文件》,为红色印刷;各科室部门文件格式为“安顺市民族师范学校XX科文件”,字体为华文中宋,字号为60-80,缩放为40%-50%。

  第四章 行文规则

  第十条 行文应当确有必要,注重效用。

  第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送学校和被越过的机关。

  第十二条 除党政办公室外,其它部门不得对外正式行文。

  第十三条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文,联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项,经学校同意后,也可以由部门行文,文中应当注明经学校同意。

  第十四条 属于职能部门职权范围内的具体问题,应当直接报送职能部门处理。

  第十五条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

  第十六条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式。

  报告不得夹带请示事项。

  第十七条 除学校领导直接交代的事项外,不得以部门、单位名义向学校领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

  第五章 发文办理

  第十八条 发文办理指以本部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序

  第十九条 草拟公文应当做到:

  (一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他规定、上级机关的指示,完整、准确地体现发文单位的意图,并同现行有文关公文相衔接。

  (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

  (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

  (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

  (六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  (七)应当使用国家法定计量单位。

  (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  第二十条 拟制公文,对涉及其他部门、单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办单位的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办单位可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门、单位会签后报请上级机关协调或裁定。

  第二十一条 公文送负责人签发前,应当进行认真审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

  第二十二条 以本部门、单位名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本部门、单位名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

  第二十三条 公文正式印制前,应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

  经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

  第六章 收文办理

  第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

  第二十五条 收到下级单位上报的需要办理的公文,办公室或文秘人员应当进行审核。审核的重点是:是否应由本部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

  第二十六条 经审核,对符合本办法规定的公文,办公室或秘书应及时提出拟办意见送校领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经部门负责人批准后,可以返回呈报单位并说明理由。

  第二十七条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明,对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的部门并说明理由。

  第二十八条 收到上级机关下发或交办的公文,由办公室或文秘人员提出拟办意见,送负责人批示后办理。

  第二十九条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请学校协调或裁定。

  第三十条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项,圈阅表示己阅知。

  第三十一条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,办公室或文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

  第七章 公文归档

  第三十二条 公文办理完毕后,应当根据《中华人们共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。

  个人不得保存应该归档的公文。

  第三十二条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学校的主要工作情况,以便于保管和利用。

  第三十三条 联合办理的公文,原件由主办单位整理〈立卷〉、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

  第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定,定期向学校档案室移交。

  第三十五条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

  第八章 公文管理

  第三十六条 公文由办公室或文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

  第三十七条 各部门应当健全本部门公文处理的有关制度。

  第三十八条 校内办公信息系统发布或以电子邮件形式发送的公文,应当履行公文处理相关程序,并同印发的纸制公文具有同等效力。

  第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖单位证明章。

  第四十条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经单位负责人批准,可以销毁。

  第四十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人监销,保证不丢失,不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当登记。

  第四十二条 工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

  第四十三条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

  第九章 附则

  第四十三条 本办法适用于学校各科室、部门。

  第四十四条 本办法由党政办公室负责解释。

  第四十五条 本办法自2008年3月1日起施行。过去有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

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